Untuk memenuhi kebutuhan masyarakat, mewujudkan tertib administrasi dan memberikan kepastian hokum dalam rangka penggunaan dokumen di dalam dan di luar wilayah Indonesia, diatur tata cara legalisasi dokumen pada Peraturan Menteri Luar Negeri No 13 Tahun 2019. Legalisasi dokumen merupakan serangkaian proses untuk mengesahkan tanda tangan pejabat yang berwenang, stiker dan/atau stempel resmi dalam dokumen yang dimohonkan berdasarkan verifikasi tanda tangan, stiker, dan/atau stempel dengan specimen.
Pelaksanaan legalisasi pada Kementerian menjadi tanggung jawab Direktorat Jenderal dan legalisasi dilakukan oleh Pejabat yang ditunjuk pada Direktorat Konsuler. Pejabat yang ditunjuk pada Direktorat Konsuler adalah pejabat pada Direktorat Konsuler Kementerian Luar Negeri, yang specimen paraf dan tanda tangannya telah disampaikan kepada Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, Perwakilan Republik Indonesia, Perwakilan Negara Asing guna melegalisasi Dokumen.
Legalisasi dilakukan terhadap dokumen yang terdiri atas:
- Dokumen yang diterbitkan di wilayah Indonesia, dan akan digunakan diluar wilayah Indonesia
- Dokumen yang diterbitkan di luar wilayah Indonesia atau diterbitkan oleh perwakilan negara asing yang berkedudukan di wilayah Indonesia, dan akan digunakan di wilayah Indonesia
- Dokumen yang diterbitkan oleh perwakilan negara asing yang berkedudukan di wilayah Indonesia, dan akan digunakan di luar wilayah Indonesia
Jika dokumen yang dilegalisasi menggunakan Bahasa asing, maka pejabat yang ditunjuk pada Direktorat Konsuler dapat meminta terjemahan Dokumen tersebut dalam Bahasa Indonesia yang dilakukan oleh penerjemah tersumpah.
Legalisasi dilakukan terhadap Dokumen yang terlebih dahulu dilegalisasi oleh Pejabat yang ditunjuk oleh Menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hokum untuk Dokumen yang diterbitkan di wilayah Indonesia yang akan digunakan di luar wilayah Indonesia, dan Pejabat yang ditunjuk pada Perwakilan atau pejabat yang ditunjuk pada Perwakilan Negara Asing untuk dokumen yang diterbitkan di luar wilayah Indonesia atau oleh Perwakilan negara asing yang berkedudukan di Indonesia dan akan digunakan di wilayah Indonesia.
Untuk legalisasi terhadap dokumen yang diterbitkan oleh perwakilan negara asing, diajukan langsung kepada Direktorat Konsuler.
Permohonan legalisasi diajukan oleh Pemohon dengan melakukan pendaftaran secara elektronik melalui aplikasi legalisasi dalam laman resmi Kementerian. Dan pendaftaran dilakukan dengan cara :
- Mengisi data identitas pemohon pada formulir pendaftaran (nama, nomor kartu identitas, nomor telepon dan alamat surat elektronik)
- Membuat kata kunci
- Mengunggah foto kartu identitas
Pemohon yang telah melakukan pendaftaran akan memperoleh akun untuk mengajukan permohonan legalisasi. Dan bagi pemohon yang telah memperoleh akun dapat mengajukan permohonan legalisasi secara elektronik melalui aplikasi legalisasi dalam laman resmi Kementerian dengan cara :
- Mengisi formulir permohonan
- Mengunggah dokumen yang akan dilegalisasi\
- Mengunggah bagian dokumen yang memuat legalisasi
- Menandatangani pernyataan bertanggung jawab atas kebenaran permohonan legalisasi dan penggunaan Dokumen hasil legalisasi
Dalam formulir permohonan, memuat diantaranya :
- Negara tujuan dokumen akan digunakan
- Nama dokumen yang akan dilegalisasi
- Nomor legalisasi yang diterakan oleh pejabat
- Nama pejabat yang melakukan legalisasi
- Instansi yang berwenang melakukan legalisasi
Pejabat yang ditunjuk pada Direktorat Konsuler akan melakukan verifikasi terhadap permohonan dengan memeriksa kesesuaian isian pada formulir dengan dokumen yang diunggah dan memeriksa kesesuaian bagian dokumen yang memuat legalisasi dengan Spesimen.
Pemeriksaan kesesuaian dilakukan dengan membandingkan Spesimen dari :
- Kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hokum untuk dokumen yang diterbitkan di wilayah Indonesia dan akan digunakan diluar wilayah Indonesia
- Perwakilan atau perwakilan negara asing untuk dokumen yang diterbitkan di luar wilayah Indonesia atau diterbitkan oleh perwakilan negara asing yang berkedudukan di wilayah Indonesia dan akan digunakan di wilayah Indonesia
- Perwakilan negara asing untuk dokumen yang diterbitkan oleh perwakilan negara asing yang berkedudukan di wilayah Indonesia dan akan digunakan diluar wilayah Indonesia
Proses verifikasi dilakukan dalam waktu paling lama 1 (satu) hari setelah permohonan secara elektronik diterima. Jika berdasarkan hasil veridikasi terdapat ketidaksesuaian antara lain specimen tidak cocok, dokumen yang diunggah tidak terbaca dan informasi yang disampaikan dalam formulir permohonan tidak sesuai dengan dokumen yang diunggah. Penolakan permohonan legalisasi disampaikan melalui notifikasi secara elektronik dengan disertai alasan penolakan dan pemohon dapat mengajukan kembali permohonan legalisasi.
Selain alasan penolakan diatas, Pejabat yang ditunjuk pada Direktorat Konsuler dapat menolak permohonan legalisasi jika terdapat laporan indikasi penyalahgunaan data dan informasi oleh pemohon dan/atau pihak lain terhadap Dokumen yang akan dilegalisasi.
Dan bagi pemohon yang permohonannya disetujui, akan mendapatkan notifikasi secara elektronik untuk melakukan pembayaran biaya legalisasi. Besaran biaya dibayarkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan mengenai penerimaan negara bukan pajak yang berlaku pada Kementerian. Selanjutnya pemohon mengunggah bukti pembayaran pada aplikasi legalisasi dan Pejabat yang ditunjuk pada Direktorat Konsuler melakukan verifikasi terhadap bukti pembayaran biaya legalisasi.
Jika pembayaran telah dilakukan dan sesuai, pemohon akan memperoleh notifikasi jadwal penyerahan dokumen yang akan dilegalisasi ke tempat pelayanan Direktorar Konsuler. Penyerahan dokumen yang akan dilegalisasi dapat dilakukan 1 (satu) hari setelah menerima notifikasi.
Pejabat yang ditunjuk pada Direktorat Konsuler melakukan legalisasi pada dokumen. Legalisasi pada dokumen dilakukan dengan menempel stiker legalisasi dan menerakan stempel timbul. Stiker legalisasi memuat diantaranya :
- Lambing negara Garuda Pancasila
- Logo kementerian
- Nomor seri stiker
- Nama pejabat yang ditunjuk oleh Menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hokum atau pada perwakilan atau pada perwakilan negara asing yang mengesahkan dokumen
- Nomor legalisasi
- Tempat dan tanggal legalisasi
- Nama dan tanda tangan pejabat yang ditunjuk pada Direktorat Konsuler
- Quick response code
- Pernyataan Kementerian tidak bertanggung jawab atas isi Dokumen yang dilegalisasi
Sedangkan stempel timbul yang dimaksud yaitu berbentuk lingkaran yang memuat lambing negara Republik Indonesia Garuda Pancasila dan tulisan Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia. Kemudian Pejabat yang ditunjuk pada Direktorat Konsuler akan menyerahkan dokumen yang telah dilegalisasi kepada Pemohon dengan tanda terima.