Dalam sebuah perusahaan seperti Perseroan Terbatas (PT) terdapat berbagai rapat penting yang dihadiri oleh para petinggi penting salah satunya yaitu RUPS. Berdasarkan Undang-undang Nomor 40 tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, Rapat Umum Pemegang Saham atau yang biasa dikenal dengan sebutan RUPS adalah organ perseroan yang mempunyai wewenang yang tidak diberikan kepada Direksi atau Dewan Komisaris dalam batas yang ditentukan dalam undang-undang dan/atau anggaran dasar.
RUPS merupakan tempat bagi para pemegang saham untuk memberikan hak suaranya untuk mengambil keputusan terkait dengan perusahaan. Peranan rapat ini sangat penting untuk keberlangsungan perusahaan. Sehingga penyelenggaraan dan pelaksanaannya tidak biasa dilakukan secara sembarangan. Dalam forum RUPS, pemegang saham berhak untuk memperoleh keterangan yang berkaitan dengan Perseroan dari Direksi dan/atau Dewan Komisaris, sepanjang berhubungan dengan mata acara rapat dan tidak bertentangan dengan kepentingan Perseroan. RUPS dalam mata acara lain-lain tidak berhak mengambil keputusan, kecuali pemegang saham hadir dan/atau diwakili dalam RUPS dan menyetujui penambahan mata acara rapat.
RUPS diadakan di tempat kedudukan Perseroan atau tempat Perseroan melakukan kegiatan usahanya yang utama sebagaimana ditentukan dalam anggaran dasar. RUPS Perseroan Terbuka dapat diadakan ditempat kedudukan bursa di mana saham Perseroan dicatatkan. Kedudukan Perseroan harus terletak di wilayah Negara Republik Indonesia.
RUPS juga bisa dilakukan melalui media telekonferensi, video konferensi, atau sarana media elektronik lainnya yang memungkinkan semua perserta RUPS saling melihat dan mendengar secara langsung serta dapat berpartisipasi dalam rapat. Setiap penyelenggaraan RUPS harus dibuatkan risalah rapat yang disetujui dan ditandatangani oleh semua peserta RUPS.
Pihak-pihak yang dapat mengajukan RUPS adalah orang-orang yang menjadi bagian penting dalam perusahaan seperti Dewan Komisaris dan Pemegang Saham.
RUPS terbagi menjadi 2 jenis yaitu RUPS tahunan dan RUPS Luar Biasa.
RUPS Tahunan dilakukan setiap setahun sekali, yang merupakan agenda rutin yang selalu dilakukan pada akhir tahun ketika perusahaan sedang tutup buku. Dalam rapat tahunan, direksi dan komisaris akan melakukan laporan kepada pemegang saham. Ada berbagai macam hal yang dilaporkan oleh mereka, beberapa diantaranya yaitu laporan keuangan, laba, perubahan modal, kegiatan perseroan, dan laporan tugas pengawasan oleh Dewan Komisaris. Pada akhir rapat, biasanya pemegang saham akan menyimpulkan saran tentang apa yang akan dilakukan oleh perusahaan dalam setahun kedepan. Hal itu akan menjadi bahan yang akan dibahas dalam RUPS Tahunan selanjutnya. Dan rapat tahunan ini hanya bisa diadakan minimal 6 bulan setelah rapat tahunan sebelumnya diadakan.
RUPS Luar Biasa dapat dilakukan kapan saja sesuai dengan kebutuhan perseroan dan permintaan pemilik saham. Umumnya RUPS Luar Biasa diadakan jika terdapat situasi yang mendesak Direksi untuk segera mengambil keputusan. Beberapa alasan mendesak yang biasa digunakan dalam mengadakan RUPS Luar Biasa yaitu :
- adanya keputusan untuk membubarkan perusahaan
- ada rencana untuk melakukan penggabungan, pengalihan atau peleburan sebuah perusahaan dengan perusahaan lainnya
- menyetujui permohonan dari perusahaan untuk mengajukan pailit ke pengadilan niaga
- mengangkat dan memberhentikan dewan direksi dan komisaris
karena RUPS Luar Biasa bersifat darurat atau mendesak, maka bisa dilakukan setiap saat asalkan pihak Pengadilan Negeri setempat mengetahuinya.
Sedangkan menurut Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No 3 Tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Kegiatan Di Bidang Pasar Modal RUPS adalah organ Perusahaan Terbuka yang mempunyai wewenang yang tidak diberikan kepada direksi atau dewan komisaris sebagaimana dimaksud dalam Undang-undang mengenai perseroan terbatas dan/atau anggaran dasar Perusahaan Terbuka.
Penyelenggaraan RUPS wajib dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan Otoritas Jasa Keuangan mengenai rencana dan penyelenggaraan RUPS Perusahaan terbuka, kecuali diatur lain dalam Peraturan Otoritas Jasa Keuangan ini. Jika dalam RUPS tidak menyetujui rencana Perusahaan Terbuka, rencana tersebut baru dapat dimintakan persetujuan RUPS kembali paling singkat 12 (dua belas) bulan setelah pelaksanaan RUPS tersebut.
Dalam hal rencana Perusahaan Terbuka telah disetujui dalam RUPS dan belum dilaksanakan dalam jangka waktu 12 (dua belas) bulan sejak tanggal persetujuan RUPS, maka Perusahaan Terbuka wajib mengungkapkan dalam laporan tahunan, memberikan penjelasan khusus atas tidak terlaksananya perubahan status dari Perusahaan Terbuka menjadi Perseroan yang tertutup tersebut dalam RUPS terdekat. Dalam hal rencana Perusahaan Terbuka akan dilaksanakan, Perusahaan Terbuka wajib memperoleh persetujuan RUPS kembali atas rencana Perusahaan Terbuka tersebut.
Perusahaan Terbuka yang akan mengubah status dari Perusahaan Terbuka menjadi Perseroan yang tertutup wajib memperoleh persetujuan Pemegang Saham Independen dalam RUPS. Perusahaan Terbuka juga wajib menetapkan pihak yang dijadikan sebagai Pengendali dari Perusahaan Terbuka tersebut dan melaporkannya kepada Otoritas Jasa Keuangan. Dan penetapan Pengendali dapat didasarkan pada keputusan RUPS.
Dalam menyelenggarakan Rapat Umum Pemegang Saham ada beberapa hal yang harus dipenuhi dewan komisaris dalam mengajukan RUPS, diantaranya :
- Dewan komisaris melapor pada Pengadilan Negeri setempat dan Pengadilan Negeri akan memberikan ketetapan pengadilan. Ketetapan tersebut akan menjadi dasaran yang digunakan dewan komisaris dalam melakukan RUPS
- Memanggil para pemegang saham setidaknya 15 hari setelah permohonan disahkan oleh Pengadilan Negeri. Jika pemegang saham tidak ada yang datang atau kurang dari setengah jumlah pemegang saham, maka ketetapan pengadilan dinyatakan hangus dan dewan komisaris harus mengulang proses dari awal. Jika pada pengajuan kedua tidak semua pemegang saham datang, dewan komisaris bisa kembali mengajukan RUPS untuk yang ketiga kalinya. Namun, pada permohonan ketiga ini ketetapan hanya boleh diberikan oleh Pengadilan Tinggi, bukan lagi oleh Pengadilan Negeri.
Seperti yang sudah dijelaskan, RUPS diadakan melalui beberapa proses dan diatur dalam Undang-undang. Sehingga, baik pengajuan dan permohonannya pun tidak bisa main-main jika ingin mengadakan salah satu dari rapat penting perusahaan. Oleh karena itu, setiap rapat harus memiliki tujuan yang jelas. Seperti RUPS Luar Biasa misalnya, para petinggi harus memiliki alasan dan tujuan jika ingin memecat atau mengangkat seseorang di dewan direksi maupun komisaris. Begitupun dengan RUPS Tahunan yang pasti mempunyai tujuan yang berbeda dari RUPS Luar Biasa misalnya, memberikan laporan kegiatan, memberikan laporan keuangan perusahaan dalam satu tahun belakang, membahas masalah-masalah yang ditemui perusahaan selama setahun terakhir, dan bisa juha membahas tentang kenaikan gaji dan tunjangan karyawan, direksi dan juga komisaris.
Adapun manfaat dari penyelenggaraan RUPS baik untuk perusahaan maupun para pemegang saham diantaranya :
- Memahami laporan setiap kegiatan perusahaan,
Setiap kegiatan yang dilakukan selama setahun periode harus ada laporan kegiatan yang disampaikan. Jadi, manfaat dari RUPS ini akan memberikan informasi kepada para pemegang saham apakah uang yang mereka investasikan sedang dalam kondisi yang stabil atau tidak.
- Transparansi laporan keuangan
Masalah keuangan adalah hal yang sensitive. Jadi, penyelenggaraan RUPS akan memberikan informasi terkait pengeluaran dan pemasukan perusahaan kepada para pemegang saham
- Dapat menentukan anggota dewan direksi dan komisaris
Salah satu tujuan diadakannya RUPS adalah untuk memilih anggota dewan direksi dan komisaris baru. Jadi manfaat bagi pemegang saham adalah mereka bisa menentukan orang yang benar-benar pantas untuk menduduki jabatan tersebut
- Ikut andil dalam penyelesaian masalah perusahaan
Para pemegang saham juga bisa turut memberikan solusi dari masalah yang sedang dialami oleh perusahaan. Mereka dapat memberikan saran dan pendapatnya untuk kemajuan perusahaan
Keputusan RUPS diambil berdasarkan musyawarah untuk mufakat. Jika dalam keputusan musyawarah untuk mufakat tidak tercapai,keputusan akan sah jika disetujui lebih dari ½ (satu per dua) bagian dari jumlah suara yang dikeluarkan kecuali undang-undang dan/atau anggaran dasar menentukan bahwa keputusan adalah sah jika disetujui oleh jumlah suara yang lebih besar.
Dapat disimpulkan bahwa RUPS ini dinilai sangat penting dalam sebuah perusahaan. RUPS tidak hanya melibatkan internal dari perusahaan saja, tetapi juga melibatkan pihak eksternal yaitu para pemegang saham untuk memberikan hak suaranya.